Vexion VMS

Vastgoed, financiën en beheer in één systeem.

VMS brengt objecten, contracten, onderhoud, financiën, energie, subsidies en uw vastgoedbeleid samen. Gebouwd voor gemeenten: met doorrekeningen volgens BBV, inkoop volgens GIBIT en aansluiting op uw financiële pakket, zoals Key2Financiën.

Plan een demo Bekijk de modules

In gebruik bij gemeente Waddinxveen en gemeente Zuidplas

VMS: rapportage van de portefeuille met 74 gebouwen en 18 gronden. Kerncijfers voor oppervlakte, WOZ-waarde, verhuurd percentage en CO₂-uitstoot, een rij met zaken die aandacht vragen, de samenstelling per segment en het perspectief per gebouw.

Eén bron

Alles hangt aan het object.

  1. Het contract kent zijn object.
  2. Het object kent zijn onderhoud.
  3. Het onderhoud kent zijn kosten.

Uw doorrekening rekent daardoor altijd met actuele gegevens. Geen losse Excel-bestanden, contractenmappen en systemen meer die elkaar niet kennen.

Het vastgoedobject

Gebouw of grond. Elk gegeven hangt hieraan.

  • Contracten Huur, erfpacht, bruikleen en gebruik
  • Financiën Exploitatie, kapitaallasten en begroting
  • Onderhoud & storingen Staat van onderhoud, keuringen en aannemers
  • Energie Verbruik, CO₂ en doelen
  • Subsidies Exploitanten en jaarrekeningen
  • Documenten Dossier en tekeningen
  • Relaties Huurders en leveranciers
  • Beleid & rapportage MPV en rapporten voor college en raad

Beleidsmanager

Van vastgoedportefeuille naar vastgesteld Meerjarenperspectief Vastgoed.

Welke panden houdt u, welke heroverweegt u en welke stoot u af? Met de Beleidsmanager stelt u uw Meerjarenperspectief Vastgoed (MPV) op in VMS zelf. Onderbouwd met data die u al heeft, en vastgelegd tot en met het besluit van college en raad.

VMS: het Meerjarenperspectief Vastgoed 01-01-2025, versie 2, met de stappen beoordelen, controle door een collega, besluitvorming door college en gemeenteraad en vastgesteld. Daaronder de datum en het kenmerk van het raadsbesluit, de verdeling van de portefeuille over consolideren, heroverwegen, afstoten en slopen, en per object het gekozen perspectief naast het advies van VMS.
Een vastgesteld MPV: besluit van college en raad met datum en kenmerk, en per object het perspectief naast het advies van VMS.
  • Beoordelen op feiten, niet op gevoel. Elk object wordt beoordeeld op vijf punten. Technische staat, duurzaamheid en financieel perspectief vult VMS alvast in uit uw eigen gegevens.
  • Een advies dat u kunt uitleggen. Consolideren, heroverwegen of afstoten. Wijkt u bewust af, dan legt u vast waarom. Zo is elke keuze later nog te volgen, ook voor de accountant of de rekenkamer.
  • Uw beleid, uw spelregels. U bepaalt welke punten meetellen, hoe zwaar, en waar de grenzen tussen de adviezen liggen.
VMS: beoordeling van het gemeentehuis. Een radardiagram met de vijf beoordelingspunten maatschappelijk doel, financieel perspectief, technische staat, toekomstwaarde en duurzaamheid, met als perspectief consolideren en als beoogde actie verduurzamen in 2027.
De beoordeling van één object op vijf punten, met het perspectief en de beoogde actie.

Van concept tot raadsbesluit

  1. Concept

    Objecten beoordelen, met automatisch opslaan en een voortgangsoverzicht.

  2. Controle door een collega

    Opmerkingen per object, die de opsteller afhandelt.

  3. Besluitvorming

    Aanbieden aan het college, en waar nodig aan de raad, met een ontwerp-PDF.

  4. Vastgesteld

    Het besluit wordt vastgelegd met datum en kenmerk. Het rapport staat klaar als PDF en Excel.

Na vaststelling verschijnt het gekozen perspectief op de tijdlijn van elk object. Een nieuw MPV neemt over wat u de vorige keer vastlegde.

Alles over de Beleidsmanager

Per afdeling

Eén systeem. Ieder zijn eigen zicht.

Vastgoed, financiën, juridische zaken, sociaal domein en beheer werken in dezelfde gegevens. Gemaakt voor gemeenten en andere publieke overheden, niet voor woningcorporaties, beleggers of commerciële vastgoedbedrijven.

Vastgoedbeheer

Elk object compleet, van bouwjaar tot keuring.

  • Gebouwen en gronden met oppervlakten, WOZ-waarde, energielabel en plek op de kaart.
  • Staat van onderhoud volgens NEN 2767 en keuringen met een signaal vóór de vervaldatum.
  • Sleutels, tekeningen en verzekeringen bij het object waar ze horen.

Modules: AssetManager RelatieManager

VMS: onderhoudsoverzicht van een gezondheidscentrum met adres, segment, oppervlakte, bouwjaar, de staat van onderhoud en keuringen.
Onderhoud en keuringen per object, met de objectgegevens ernaast.

Onderhoud en storingen

Werkorders afhandelen zonder heen-en-weer mailen.

Een lekkage, een kapotte deur of een storing: u zet de melding door naar de aannemer. Daarna begint vaak het najagen. Met het aannemersportaal handelt de aannemer de opdracht zelf af, en alles komt direct in het ticket terecht.

Modules: Aannemersportaal

VMS: ticket Airco werkt niet, met de status toegewezen aan aannemer, prioriteit hoog en de melding dat VMS wacht op acceptatie door de aannemer. Daaronder het gebouw, de categorie, de locatie, de aannemer, de datum van toewijzing en de deadline.
Het ticket in VMS: u ziet direct of de aannemer de opdracht al heeft geaccepteerd.

Zo verloopt een werkorder

  1. U

    Melding doorzetten

    De aannemer krijgt een werkorder-e-mail met een persoonlijke link. Die geeft alleen toegang tot dit ticket en verloopt vanzelf.

  2. Aannemer

    Accepteren of weigeren

    Met één klik vanuit de e-mail.

    Bij weigeren geeft de aannemer een reden op. Het ticket komt dan meteen bij u terug, zodat u een andere aannemer kunt inzetten.

  3. Aannemer

    Inplannen en foto's toevoegen

    Start- en einddatum, foto's en documenten. Ook rechtstreeks met de camera van de telefoon.

  4. Aannemer

    Gereedmelden

    Met eventuele opmerkingen. Elke stap staat in de tijdlijn van het ticket.

Bij elke stap krijgt u een melding in VMS en per e-mail.

Aannemersportaal op een telefoon: ticketnummer, status toegewezen aan aannemer, prioriteit hoog, datum van de melding en de titel Airco werkt niet.
Wat de aannemer op de telefoon ziet, zonder in te loggen.

Financiën en control

Doorrekenen volgens BBV, herleidbaar tot op het object.

  • De exploitatie van elk object en van de hele portefeuille, met de DCF- of WOZ-methode.
  • Kapitaallasten automatisch: afschrijving, rente en boekwaarde per investering.
  • Begroting naast realisatie, inclusief de reserve vastgoed.
  • Sluit aan op uw financiële pakket, zoals Key2Financiën.

Modules: VEXManager RapportManager

VMS: exploitatiemodel van een object met boekwaarde, grondwaarde en de opbouw van de restwaarde volgens de conservatieve BBV-methodiek.
Elke uitkomst laat zien hoe hij is opgebouwd, hier de restwaarde volgens BBV.

Contracten en juridisch

Afspraken die zichzelf bewaken.

  • Huur, erfpacht, bruikleen, gebruiks- en dienstverleningsovereenkomsten in één overzicht.
  • Huur jaarlijks automatisch geïndexeerd op de CPI van het CBS, voor veel contracten tegelijk.
  • Huurnota's en indexbrieven maakt u direct in VMS.
  • Contracten die binnen zes maanden aflopen, ziet u meteen. Ook opzegtermijnen en automatische verlenging worden bewaakt.
  • Het contract en de bijlagen staan in het dossier van het object.

Modules: ContractManager DocumentManager

VMS: overzicht van de Contractmanager met de totale jaarhuur, leegstand en achterstallige betalingen, de contracten die nog geïndexeerd moeten worden, de huurnota's die klaarstaan om te verzenden en de contracten die binnen zes maanden aflopen.
Wat er moet gebeuren: indexeren, nota's verzenden en aflopende contracten.

Sociaal domein

Zicht op wie welk pand gebruikt, en met welke steun.

  • Exploitanten, zoals verenigingen en stichtingen, gekoppeld aan de gebouwen en percelen die zij gebruiken.
  • Subsidie per exploitant per jaar: begroot, toegekend en uitbetaald.
  • Verkapte subsidies zichtbaar, zoals een huur onder de marktprijs.
  • Jaarrekeningen per exploitant per jaar bijgehouden, van ontvangen tot goedgekeurd.

Modules: SubsidieManager RelatieManager

VMS: grafiek van huuropbrengsten en subsidies van een exploitant per jaar, van 2023 tot en met 2036.
Huur en subsidie van één exploitant in één grafiek, over de jaren heen.

Duurzaamheid

Energie en CO₂ per object, per segment, per jaar.

  • Elektra, gas en stadswarmte per object, en hoeveel u zelf opwekt.
  • CO₂-uitstoot automatisch berekend met actuele emissiefactoren.
  • Verbruik per m², zodat gebouwen onderling te vergelijken zijn.
  • Reductiedoelen met zichtbare voortgang, ook per segment.

Modules: EnergieManager

VMS: dashboard energie en CO₂ voor de portefeuille, met het aantal gebouwen, de totale CO₂-uitstoot, het verbruik van elektra, gas en stadswarmte, de oppervlakte, de CO₂-uitstoot per m² en de eigen opwekking.
Verbruik, uitstoot en eigen opwekking van de hele portefeuille, per jaar.

Modules

Tien modules, één platform.

Elke module dekt één vakgebied af en werkt met dezelfde gegevens. Kies een module voor de volledige functielijst.

01

AssetManager

Gebouwen en gronden: alle objectgegevens op één plek.

Kernfuncties

  • Gebouwen met oppervlakten (BVO en VVO), bouwjaar, isolatiewaarden en beglazing
  • Gronden: sportvelden, parken, volkstuinen, bouwgrond en andere percelen
  • Kadastrale gegevens en de locatie op de kaart, automatisch bepaald op basis van het adres
  • Energielabels uit EP-Online en de staat van onderhoud volgens NEN 2767
  • Eén kaart met al uw gebouwen en gronden

Aanvullende functionaliteit

  • Soorten grond: sportvelden, sportcomplexen, parken, volkstuinen, bouwgrond, dagrecreatie en restgronden
  • Bodemkwaliteit en pachtstatus per perceel
  • Grondwaarde per jaar (WOZ of per m²)
  • Het perspectief per object door de jaren heen: behouden, afstoten of herbestemmen
  • Technische keuringen, met een signaal voordat een keuring verloopt
  • Tekeningenarchief met versies en revisierondes met externe partijen
  • Sleutelbeheer: wie heeft welke sleutel, sinds wanneer
  • Verzekeringen met het verloop van premie en verzekerde waarde
  • WOZ-waarde per jaar per object
  • Leegstand, berekend op basis van de verhuurbare oppervlakte (VVO)
  • Objecten archiveren met een reden, zonder dat de historie verloren gaat
02

ContractManager

Huur, erfpacht, bruikleen en meer, met automatische indexering.

Kernfuncties

  • Huurovereenkomsten met looptijd, opzegtermijn en indexeringsafspraak
  • Erfpacht, bruikleen en gebruiksovereenkomsten, elk met een eigen werkwijze
  • Dienstverleningsovereenkomsten met bewaking van termijnen
  • Automatische huurindexering op basis van de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS, voor veel contracten tegelijk
  • Huurnota's en indexbrieven direct vanuit VMS

Aanvullende functionaliteit

  • Overzicht van contracten die binnen zes maanden aflopen
  • Automatische verlenging en opzegtermijnen bewaakt
  • Totale jaarhuur, leegstand en achterstallige betalingen in één overzicht
  • Huurders en contractpartijen komen uit RelatieManager
  • Per object zichtbaar wie het gebruikt
  • Btw-instelling per contract
  • Huur- en contracthistorie per object per jaar
  • Contractdocumenten in het objectdossier (DocumentManager)
  • Huurstromen exporteren naar de gemeentelijke boekhouding
03

VEXManager

Vastgoedexploitatie, kapitaallasten en kostprijsdekkende huur.

Kernfuncties

  • Vastgoedexploitatie (VEX) per object, met de DCF- of de WOZ-methode
  • Afschrijvingen en boekwaarden, met correcties die herleidbaar blijven
  • Kostprijsdekkende huur op basis van de werkelijke exploitatiekosten
  • Wat-als-scenario's, zoals afstoten, uitbreiden of installaties vernieuwen
  • Totaaloverzicht van de exploitatie voor de hele portefeuille

Aanvullende functionaliteit

  • Btw-regime per object: volledig verrekenbaar, via het BTW-compensatiefonds (BCF), gemengd of niet verrekenbaar
  • Kosten uit het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) rekenen mee
  • Veel objecten in één keer bijwerken naar een nieuw jaar
  • Reserve vastgoed per jaar bijhouden
  • Zelf in te stellen percentages voor indexatie, disconteringsvoet en risico-opslag
  • Export naar Excel voor eigen analyses
04

EnergieManager

Verbruik, CO₂-uitstoot en reductiedoelen per object.

Kernfuncties

  • Elektra, gas en stadswarmte per object per jaar
  • CO₂-uitstoot automatisch berekend met emissiefactoren
  • Reductiedoelen, met zichtbare voortgang
  • Verbruik per m², zodat objecten onderling vergelijkbaar zijn
  • Meerjarige trends in grafieken

Aanvullende functionaliteit

  • Emissiefactoren per jaar en per leverancier, met controle op overlap
  • Meters en meterstanden digitaal vastgelegd, met foto
  • Overzicht van de hele portefeuille, met vergelijking per segment
  • Grootste verbruikers en beste presteerders in één oogopslag
  • Rapportage in Excel, inclusief grafieken
05

DocumentManager

Het dossier van elk object, met versiebeheer.

Kernfuncties

  • Mappenstructuur per object, zo diep als u nodig hebt
  • Versiebeheer: elke versie bewaard, met wie hem wanneer heeft toegevoegd
  • Zoeken in documenten en filteren op kenmerken
  • PDF's en afbeeldingen direct in de browser bekijken
  • Veel bestanden tegelijk uploaden, met behoud van uw eigen mappen

Aanvullende functionaliteit

  • Nieuwe objecten krijgen automatisch een vaste mappenstructuur
  • Per module in te stellen wie documenten mag wijzigen
  • Een volledig dossier of een selectie downloaden als zip-bestand
  • Elke handeling vastgelegd: wie deed wat, en wanneer
  • Bestanden met macro's en programmabestanden worden geweigerd
06

SubsidieManager

Exploitanten, subsidies en jaarrekeningen, gekoppeld aan het pand.

Kernfuncties

  • Organisaties die maatschappelijk vastgoed exploiteren, zoals verenigingen en stichtingen
  • Subsidies per exploitant, per object, per jaar: begroot, aangevraagd, toegekend en uitbetaald
  • Overzicht van alle subsidieregelingen
  • Verkapte subsidies zichtbaar, zoals een huur onder de marktprijs
  • Jaarrekeningen per exploitant per jaar: niet ontvangen, ontvangen, in behandeling of goedgekeurd

Aanvullende functionaliteit

  • Eén exploitant aan meerdere objecten koppelen, en andersom, ook bij gedeeld gebruik of onderhuur
  • Huur en subsidie van één exploitant samen in beeld, over de jaren heen
  • Subsidiedocumenten automatisch in het objectdossier
  • Een tabblad met exploitanten bij elk gebouw en perceel
  • Eén overzicht van alle exploitanten en subsidies
07

RelatieManager

Huurders, leveranciers en contactpersonen, gekoppeld aan objecten.

Kernfuncties

  • Leveranciers, met hun vakgebied
  • Huurders en gebruikers
  • Contactpersonen per relatie
  • Directe koppeling aan gebouwen en gronden
  • Gegevens strikt gescheiden per organisatie

Aanvullende functionaliteit

  • Relaties in één keer inlezen vanuit Excel
  • Gegevens uitwisselen met andere systemen via een vaste koppeling
  • Volledige historie van alle wijzigingen
08

RapportManager

Gegevens inlezen, controleren en rapporteren.

Kernfuncties

  • Inlezen vanuit Excel: objecten, afschrijvingen, grondwaarden en energie
  • Kant-en-klare sjablonen die uw gegevens bij het inlezen controleren
  • Overzichten van de portefeuille in Excel en PDF
  • Overzichten uit uw financiële pakket inlezen; VMS herkent zelf welke kolom wat bevat
  • Veel objecten tegelijk bijwerken, zoals de jaarlijkse actualisatie van de VEX

Aanvullende functionaliteit

  • Kosten en opbrengsten automatisch in de juiste categorie
  • Objecten automatisch herkend, ook bij een afwijkende schrijfwijze
  • Elke bulkbewerking vastgelegd en terug te zien
  • Aparte exports voor keuringen en verzekeringen
09

Beleidsmanager

Uw vastgoedbeleid, van beoordeling tot raadsbesluit.

Welke panden houdt u, welke heroverweegt u en welke stoot u af? Met de Beleidsmanager stelt u uw Meerjarenperspectief Vastgoed (MPV) op in VMS zelf. Het is onderbouwd met data die u al heeft en wordt vastgelegd tot en met het besluit van college en raad.

Beoordelen op feiten, niet op gevoel

Elk gebouw en grondobject wordt beoordeeld op vijf punten: maatschappelijk doel, financieel perspectief, technische staat, toekomstwaarde en duurzaamheid. VMS vult veel daarvan alvast voor u in:

  • Technische staat uit uw conditiemetingen (NEN 2767)
  • Duurzaamheid uit het energielabel of de CO₂-uitstoot per m²
  • Financieel perspectief uit de exploitatieberekening van het object

U vult aan wat alleen u kunt beoordelen. Een spreadsheet van losse inschattingen is niet meer nodig.

Een advies dat u kunt uitleggen

VMS rekent de scores om naar een helder advies: consolideren, heroverwegen of afstoten. Harde eisen maken het advies strenger waar dat moet. Wijkt u bewust af van het advies, dan legt u vast waarom. Zo is elke keuze later nog te volgen, ook voor de accountant, de rekenkamer of een nieuwe wethouder.

Uw beleid, uw spelregels

Elke gemeente weegt anders. Daarom stelt u zelf in:

  • Welke beoordelingspunten meetellen en hoe zwaar
  • Welke schaal u gebruikt: cijfer, NEN-conditie of stoplicht
  • Waar de grenzen liggen tussen de adviezen

Voordat u iets opslaat, ziet u wat het gevolg is. Elke wijziging wordt vastgelegd.

Van concept tot raadsbesluit

  1. Concept: objecten beoordelen, met automatisch opslaan en een voortgangsoverzicht.
  2. Controle door een collega: opmerkingen per object, die de opsteller afhandelt.
  3. Besluitvorming: aanbieden aan het college, en waar nodig aan de raad, met een ontwerp-PDF.
  4. Vastgesteld: het besluit wordt vastgelegd met datum en kenmerk.

Na vaststelling verschijnt het gekozen perspectief op de tijdlijn van elk object. Het logboek laat altijd zien wie wat wanneer heeft besloten.

Een rapport dat klaar is voor het college

Bij vaststelling maakt VMS automatisch het rapport als PDF en Excel. De opmaak bepaalt u zelf met vaste bouwstenen, zoals een voorblad, een portefeuilleoverzicht en een objectkaart per pand.

Elk jaar sneller

Een nieuw MPV neemt over wat u de vorige keer vastlegde: visie en strategie, beoogde acties en toelichtingen. U ziet direct wat er is veranderd ten opzichte van het vorige MPV. Werkt u liever in Excel? Dan vult u het invulbestand in en importeert u het weer, met eerst een controle voordat er iets wordt opgeslagen.
10

Aannemersportaal

Werkorders afhandelen zonder heen-en-weer mailen.

Een lekkage, een kapotte deur of een storing aan de installatie: u zet de melding door naar de aannemer. Daarna begint vaak het najagen. Is de opdracht aangenomen? Wanneer komt de aannemer? Waar zijn de foto's? Met het aannemersportaal handelt de aannemer de opdracht zelf af, en alles komt direct in het ticket terecht.

Geen account, geen gedoe

De aannemer hoeft geen account aan te maken en niet in te loggen. Per opdracht ontvangt de aannemer een persoonlijke link per e-mail. Die geeft alleen toegang tot dat ene ticket en verloopt vanzelf.

Accepteren of weigeren met één klik

Vanuit de werkorder-e-mail accepteert de aannemer de opdracht direct. Bij weigeren geeft de aannemer een reden op. Het ticket komt dan meteen bij u terug, zodat u een andere aannemer kunt inzetten.

Planning en foto's direct in het ticket

Na acceptatie kan de aannemer in het portaal:

  • Het werk inplannen, met start- en einddatum
  • Foto's en documenten uploaden, ook rechtstreeks met de camera van de telefoon
  • Het werk gereedmelden, met eventuele opmerkingen

Elke stap verschijnt in de tijdlijn van het ticket. U krijgt een melding in VMS en per e-mail.

Beveiliging en IT

Veilig ingericht. U houdt de regie.

Alles wordt binnen Europa gehost, in een omgeving die alleen van uw gemeente is. Ingericht volgens:

  • GIBIT
  • NIS2
  • AVG
  • BIO

  • Gehost in Europa

    VMS draait in beveiligde datacenters binnen Europa.

  • Uw eigen omgeving

    Elke gemeente heeft een eigen, afgeschermde omgeving. Uw gegevens staan nooit tussen die van andere gemeenten.

  • Inloggen zoals u gewend bent

    Medewerkers loggen in met hun eigen werkaccount van de gemeente, of met een extra code op hun telefoon.

  • U bepaalt wie wat ziet

    Per medewerker stelt u in welke onderdelen zichtbaar zijn en wat er mag worden gewijzigd.

  • Elke wijziging terug te vinden

    U ziet altijd wie wat heeft aangepast, en wanneer.

  • Uw gegevens blijven van u

    Er worden back-ups gemaakt die niemand kan aanpassen. Financiële gegevens blijven zeven jaar bewaard. Stopt u met VMS, dan krijgt u al uw gegevens mee.

Prijsmodel

Eén prijs, alles inbegrepen.

  • Alle modules
  • Onbeperkt aantal gebruikers
  • Implementatie, hosting, onderhoud en doorontwikkeling inbegrepen
  • Prijs op basis van de omvang van uw portefeuille

Geen losse licenties per module en geen staffels per gebruiker. U ontvangt een offerte op maat na een vrijblijvende kennismaking.

Vraag een offerte aan

Implementatie

In vier stappen in gebruik.

  1. Kennismaking en demo

    We laten VMS zien aan de hand van uw eigen vragen en portefeuille.

  2. Inrichting en datamigratie

    We richten VMS in en zetten uw gegevens over uit Excel en bestaande systemen.

  3. Training van uw team

    Uw medewerkers leren werken met de modules die zij gebruiken.

  4. In gebruik

    U werkt in VMS, met doorlopende ondersteuning.

Klaar voor een demo?

Een demo duurt ongeveer 45 minuten. We laten de modules zien die voor uw gemeente het meest relevant zijn.

Plan een demo Bekijk onze diensten